スマートルールを使用して、ワークフローの承認後に社外へファイルを公開する手順をご案内します。

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文書の管理と業務プロセスを統合できる機能です。
例えば、「営業部」というスペースに売上表をアップロードすると自動的にワークフローが実行され、上長が承認するとファイルがPDFに自動変換され、関係者へメール通知するというような運用を可能にしますので、業務をよりスピーディーに遂行できます。

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スマートルールを設定したいスペースを選択し、ライトナビの「プロパティ」をクリックします。

「スマートルール」アイコンをクリックします。

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左上の「有効化」のトグルボタンをオンにしてから、スマートルールが実行されるアクションを指定します。

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アクションメニューからワークフローを選択し、ドラッグ＆ドロップで最初のステップへ移動します。

設定したワークフローをクリックすると、ワークフロー画面が起動します。
「選択」ボタンをクリックしてワークフロー定義を選択します。

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ワークフローが承認された場合、社外スペースへファイルを自動で移動させるため、承認欄に次のステップとして「移動」を指定します。

移動アクションをクリックすると、条件指定画面が開きますので、移動するファイルの条件、移動先のスペースを指定し、「追加」ボタンをクリックしてから、「OK」ボタンで保存します。

設定が完了したら「OK」ボタンをクリックし、スマートルールを保存します。