管理者マニュアル

スマートルールを利用して業務を自動化する

スマートルールの内容と設定方法についてご説明いたします。

※「スマートルール」は、Teamプランではご利用いただけません。
※「Webhook」は2025年6月28日のメジャーバージョンアップ後にご利用いただけます。

スマートルールとは

指定したスペースの中でアクションを自動で処理をする機能です。
Excelのマクロのような機能です。
スマートルールを利用すれば、毎日の単純作業を自動化することができます。

使用例
スペースにファイル保管すると自動でワークフローを実行、
承認されたドキュメントをPDFに変換し社外共有スペースへ移動、関係者へメール通知することができます。
業務プロセスをルール化して自動化することにより、業務と文書と管理を統合します。

スマートルールの設定方法

1)スマートルールを適用したいスペースにチェックを入れる

2)右側に表示されるライトナビからプロパティをクリックする

3)上部スマートアクションアイコンから「スマートルール」をクリックする
※スマートルールアイコンが表示されない場合は、本ページ下部の＜補足＞スマートルールアイコンが表示されない場合をご覧ください。

4)画面が遷移したら「有効化」のトグルボタンをONにしてください。

5)トリガーとなるアクションを選択してください。

6)トリガーに続くアクションの詳細を設定してください。

各トリガーの説明

トリガーは下記表の7種類から選択が可能です。

トリガー	内容
アップロード	ファイルが【新規】アップロードされた時に起動
アップロード（バージョンアップ）	ファイルが【バージョンアップの形で】アップロードされた時に起動
テキスト作成	フローティングボタンからテキストファイルが作成された時に起動
テキスト更新	テキストが上書きされた時に起動
チェックイン	チェックイン機能が使用された時に起動
ファイル受入	「移動」機能で移動されたファイルを受け入れた時に起動（※）
スケジュール	設定したスケジュールで起動

※「ファイル受入」はスマートルールでの移動で受け入れたファイルについては起動いたしません。

スマートルールの使用例

スケジュール（日付指定）をしてメール通知をする：日付を指定して通知する
ワークフローの承認後にファイルを移動させる：ワークフローの承認後にファイルを移動させる
Webhookを利用して外部Webアプリに通知する：スマートルールで「Webhook」を利用して、外部Webアプリと連携する

＜補足＞スマートルールアイコンが表示されない場合

スマートアクションのアイコンは
システム管理者がアクセス権限の権限設定から設定ができる「スマートアクション」の項目で表示可否が設定されています。

【設定箇所】
システム管理者設定＞権限管理＞アクセス権限管理＞アクセス権をクリック＞権限設定

最終更新日：2025/05/23